Lo que diferencia a las organizaciones que tienen éxito en la era digital y las que no, es su capacidad de adaptarse a los cambios del mercado.
Los modelos de negocio se transforman, pero ¿qué sucede con los procesos de las áreas de back office? ¿Acaso van a la misma velocidad?
Conversamos con José Luis Osorio, CEO de Asesora, sobre cuáles son las tendencias en los procesos del back office y esto fue lo que nos compartió:
José Luis, ¿Cuáles son los 2 retos principales en las áreas back office que deben estar en la agenda de un CEO?
Uno de los retos que enfrentan los ejecutivos del C-level es tener visibilidad completa de la información crítica generada por las áreas de back office, y que esta sea confiable, relevante y oportuna.
La realidad de muchas empresas es que tienen poca capacidad de ver a detalle sus datos y reportes — o como yo le digo — hacer doble clic en ellos. Esto sucede porque no conocen de dónde nace la información y, por ello, dudan de la confiabilidad de sus datos. No saben si existen errores en los reportes que usan para tomar decisiones estratégicas.
Para comenzar a resolver esto, debemos cuestionarnos 2 puntos:
- ¿Qué tan alineados están mis procesos back office y la información que generan con el modelo del negocio?
Mientras el negocio crece y se transforma, es recurrente aceptar que nuestros procesos administrativos continúen siendo los mismos, y los adaptemos sobre la marcha. Sin embargo, los cambios rápidos y continuos de los negocios hacen que perdamos de vista esta adaptación interna y deja de ser una prioridad para la empresa.
- ¿Entendemos los riesgos que implican no adaptar y transformar digitalmente nuestros procesos?
El presupuesto que creemos ahorrar al no invertir en transformar nuestros procesos de back office y en crear una cultura de datos, se convierte en costos futuros, producto de la materialización de diversos riesgos originados en las diferentes adaptaciones no planificadas y realizadas sobre la marcha
El segundo reto es comprender que invertir en mejorar los procesos, datos y tecnología es clave para alcanzar esa mayor visibilidad que nos permitirá tomar decisiones informadas y confiables.
Sobre este punto, una de las creencias que escucho de directivos y CEOs es “comprar un ERP nuevo solucionará mis problemas de gestión de datos y tecnología”,
Esto es, en muchos casos, equivocado. Si tus procesos del back office no están bien definidos, tener el mejor sistema no asegura mejorar la calidad de tu información.
Por el contrario, si tu empresa tiene buena calidad de datos, aun sin un ERP complejo se puede tener buena información y aprovechar las ventajas de cualquier nuevo sistema.
Si no se rediseña la forma de trabajar del back office ¿Cuáles son los riesgos más recurrentes que hoy notas en las medianas y grandes empresas?
Comenzaré mencionando que el principal riesgo que observo es que no se preocupan cómo trabajan los equipos de back office como finanzas, contabilidad, recursos humanos, operaciones, etc.
Este «cómo» implica los procesos y el sistema de trabajo. Si no se definen procesos de trabajo eficientes, no lograrán tomar decisiones inteligentes e informadas.
Algunas consecuencias por las cuales las empresas buscan ayuda en consultoras como Asesora son:
- Pérdida de dinero por fraudes o robos de activos
- Pérdida de rentabilidad por la ineficiencia operativa
- Toma de decisiones tardías o cuando los problemas ya generaron un impacto
- Multas por incumplimientos o infracciones.
En Asesora, tenemos claro que mejorando los procesos, datos y tecnología logras obtener mejor información para tomar decisiones.
Puedes tener 1 o 2 personas en tu equipo que sean extraordinarias en su trabajo diario, pero esto no garantiza cambios consistentes en tu toma de decisiones. Debemos enfocarnos en los procesos de trabajo para transformar la organización.
Desde tu punto de vista, ¿Cómo los ejecutivos C-level pueden mejorar su proceso de toma de decisiones en sus empresas?
Llevo más de 11 años trabajando con empresas TOP 100 del Perú, y he notado que 7 de 10 clientes toman decisiones con reportes inexactos.
Imagina el impacto en el negocio de este punto. Pero el reto aquí no son los reportes, sino todo el proceso detrás para desarrollarlos: el equipo capacitado, los procesos de trabajo, los datos y la tecnología involucrada.
Según un artículo publicado en Harvard Business Review, el 93% de líderes de negocio falla en desarrollar una cultura de datos por los procesos de trabajo y las personas. Sin esta cultura, tomar buenas decisiones será más complejo.
Pero ¿por qué se da esto en Perú y en otros países de Latinoamérica? Te daré un ejemplo.
Durante la pandemia, la empresa Z abrió canales digitales. El mercado lo exigió, y generalmente estos cambios se dieron en el core de la empresa: marketing, ventas, producto, etc. Aquí, haremos algunas preguntas:
- ¿Pensaron cómo adaptar los procesos de back office para estos nuevos canales digitales?
- ¿Los sistemas internos que usan soportan estos cambios del negocio?
Imagina que el nuevo canal consiste en hacer entregas a domicilio de tus productos. Frente al cliente final, el sistema o aplicación puede ser 100% digital. Pero en los sistemas internos, usas distintos archivos excel semiautomatizados. Esto implica riesgos, que pueden generarse por la manipulación de la información, los cuales afrontarán en el back office.
La transformación digital de los procesos de back office no necesariamente se adaptan a la velocidad de los cambios del negocio. Esto significa que la toma de decisiones basadas en datos suele ser en determinadas áreas, no en toda la empresa.
¿Qué consejos le das a una empresa para que comience a mejorar sus procesos de trabajo de back office y llevarlos a la era digital?
El primer paso para ser más eficiente es ser consciente de cómo se hacen las cosas en las áreas internas. Debemos conocer cuáles son los puntos de dolor, los cuellos de botella y los sistemas de trabajo, dado que estos podrían generar potenciales riesgos.
Si tus procesos de trabajo dentro de las áreas de back office son manuales y desordenados, probablemente la calidad de tus reportes no sea la esperada. Una manera de identificar estas falencias en tus áreas de back office es revisando cuántos días toma crear un reporte en tu organización, el nivel de detalle de estos y cuánto tiempo toma responder preguntas que surjan de su interpretación.
En este contexto, es relevante conocer el flujo de datos y el nivel tecnológico de las herramientas en los procesos para generar información. De esta manera, podemos visualizar oportunidades de automatización y riesgos operativos que se podrían estar materializando. El impacto de estos riesgos puede estar camuflado dentro de los reporte que usamos para tomar decisiones.
¿Qué consejos le das a una empresa para que comience a mejorar sus procesos de trabajo de back office y llevarlos a la era digital?
Creemos que las empresas ya no necesitan delegar solo el desarrollo de reportes contables, financieros o administrativos. El mercado cambia, y las necesidades de las organizaciones también.
El futuro empuja a que las empresas deleguen sus procesos back office 360° para que los transformen digitalmente y los conviertan en su ventaja competitiva.
En Asesora, ayudamos a esto. Tenemos la visión de convertirnos en su centro de data back office empresarial. Nuestra metodología de trabajo comienza cuestionando los procesos, la data y la tecnología que usan, para que puedan obtener reportes a tiempo y confiables.
Además, sabemos que un reporte es solo una parte de una decisión. Le damos valor a la interpretación y análisis de datos para tener insights. Contribuimos en el pensamiento estratégico de los líderes C-level, y los asesoramos para crear valor.
Aquí pueden conocer más de nuestro metodología de trabajo y ver cómo juntos podemos transformar el negocio.
¿Cuál es la visión de Asesora para resolver estos retos en los procesos del back office en las empresas?
Ante un mercado cambiante, se vuelve prioridad que las áreas back office vayan a la misma velocidad y se conviertan en proveedoras de información oportuna, relevante y de calidad. Sin embargo, esto termina siendo un reto para las organizaciones, dado que las prioridades están centradas normalmente en los procesos relacionados con los clientes.
Por tal motivo, creemos que las empresas ya no necesitan delegar solo el desarrollo de reportes contables, financieros o administrativos. El futuro empuja a que las empresas deleguen sus procesos back office 360° para que los transformen digitalmente y los conviertan en una de las ventajas competitiva.
En Asesora, ayudamos a esto. Tenemos la visión de convertirnos en el centro de datos de la mediana y gran empresa. Nuestra metodología de trabajo comienza cuestionando los procesos, los datos y la tecnología que usan, para que puedan obtener reportes a tiempo y confiables.
Además, sabemos que un reporte es solo una parte de una decisión. Le damos valor a la interpretación, a partir del análisis de datos que contribuyan a identificar insights de negocios que genere mayor valor.
Aquí pueden conocer más de nuestra metodología de trabajo y ver cómo juntos podemos transformar el negocio.
